Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung

Stand: 14. Juli 2026

Mit den nachfolgenden Informationen erfüllen wir unsere Informationspflichten gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit der Nutzung unseres Online-Shops verarbeiten, zu welchen Zwecken dies erfolgt und welche Rechte Ihnen zustehen.

Die OptoSys GmbH betreibt diesen Online-Shop auf Basis der Shop-Plattform Shopify. Über unseren Shop bieten wir unsere Produkte und Dienstleistungen ausschließlich gewerblichen Kunden (B2B) an.

Die Datenschutzerklärung gilt für alle Besucher unseres Online-Shops sowie für alle Personen, die mit uns im Rahmen unserer geschäftlichen Tätigkeit in Kontakt treten.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

OptoSys GmbH
Robert-Bosch-Str. 7
64293 Darmstadt

Telefon: +49 (0)6151 44329
Fax: +49 (0)6151 426643
E-Mail: info@optosys.eu
Internet: https://www.optosys.eu

Vertretungsberechtigte Geschäftsführer

Christoph Oberhausen
Florian Braun

Registergericht: Amtsgericht Darmstadt

Handelsregister: HRB 7400

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß § 27a UStG:

DE 200771316

Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht bestellt, da hierfür keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

2. Verarbeitung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Je nachdem, wie Sie unseren Online-Shop nutzen, verarbeiten wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Stammdaten

Name
Ansprechpartner
Firma / Institution
Rechnungsanschrift
Lieferanschrift
Telefonnummer
E-Mail-Adresse

Unternehmensdaten

Soweit erforderlich:

Firmenname
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Kundennummer

Vertrags- und Bestelldaten

bestellte Produkte
Bestellhistorie
Lieferinformationen
Rechnungsinformationen
Versandinformationen

Kommunikationsdaten

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen oder unser Kontaktformular nutzen:

Angaben aus dem Kontaktformular
E-Mail-Inhalte
Telefonnotizen
sonstige Korrespondenz

Technische Daten

Beim Besuch unseres Shops werden automatisch verarbeitet:

IP-Adresse
Browsertyp
Betriebssystem
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
aufgerufene Seiten
Referrer-URL
Geräteinformationen

Diese Daten sind erforderlich, um unseren Online-Shop technisch bereitstellen und die Systemsicherheit gewährleisten zu können.

3. Quellen der personenbezogenen Daten

Wir erhalten personenbezogene Daten auf folgenden Wegen:

Direkt von Ihnen

Wenn Sie

ein Kundenkonto erstellen,
eine Bestellung aufgeben,
unser Kontaktformular nutzen,
mit uns Kontakt aufnehmen,
ein Angebot anfordern,
oder uns Daten auf anderem Wege mitteilen.

Automatisch bei Nutzung unseres Shops

Beim Besuch unseres Online-Shops werden technische Informationen automatisch durch Ihren Browser an unseren Server bzw. an Shopify übermittelt.

Hierzu gehören insbesondere Geräteinformationen sowie technisch notwendige Protokolldaten.

Von Dienstleistern

Wir erhalten personenbezogene Daten von Dienstleistern, soweit dies für die Vertragsdurchführung erforderlich ist, beispielsweise im Zusammenhang mit dem Versand Ihrer Bestellung.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich für die nachfolgend beschriebenen Zwecke.

Vertragserfüllung

Zur Durchführung unserer Geschäftsbeziehung verarbeiten wir personenbezogene Daten insbesondere für:

Bearbeitung von Bestellungen
Lieferung unserer Produkte
Rechnungsstellung
Bearbeitung von Reklamationen
Kundenservice
Verwaltung Ihres Kundenkontos

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung des Kontaktformulars

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und mit Ihnen in Kontakt zu treten.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Firma
Vorname
Nachname
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Straße
Hausnummer
Postleitzahl
Stadt
Land
Inhalt Ihrer Nachricht

Die Bereitstellung der als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben ist erforderlich, um Ihre Anfrage bearbeiten zu können. Die Angabe weiterer Daten erfolgt freiwillig.

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie gegebenenfalls zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient,
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung sonstiger Anfragen und einer effizienten Kommunikation.

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

Wahrung berechtigter Interessen

Soweit erforderlich, verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen.

Hierzu gehören insbesondere:

Gewährleistung der IT-Sicherheit
Fehleranalyse
Missbrauchsverhinderung
Schutz vor Cyberangriffen
Sicherstellung des technischen Betriebs unseres Online-Shops
Bearbeitung allgemeiner Anfragen, soweit diese nicht der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dienen

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Soweit Anfragen der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dienen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sonstige allgemeine Anfragen verarbeiten wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sachgerechten Kommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Einwilligung

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Einwilligung verarbeiten, erfolgt dies ausschließlich nach Ihrer vorherigen ausdrücklichen Zustimmung.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Marketing

Derzeit versenden wir keine Newsletter, keine Werbe-E-Mails und keine SMS-Marketingnachrichten.

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Datenschutzerklärung erfolgt keine Verarbeitung personenbezogener Daten zu Zwecken des Direktmarketings.

Sollten zukünftig Marketing- oder Analysefunktionen eingesetzt werden, erfolgt dies ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen und – soweit erforderlich – auf Grundlage Ihrer vorherigen Einwilligung.

5. Empfänger personenbezogener Daten

Wir geben personenbezogene Daten nur dann an Dritte weiter, wenn dies zur Erfüllung des Vertrags, aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten zu Werbezwecken erfolgt nicht.

Empfänger personenbezogener Daten können insbesondere sein:

Shopify International Ltd. bzw. Shopify Inc. als Betreiber der Shop-Plattform,
DHL Paket GmbH zur Durchführung des Versands bestellter Waren,
IT-Dienstleister, soweit diese im Rahmen einer Auftragsverarbeitung für uns tätig werden,
Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder vergleichbare Dienstleister, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist,
Behörden oder Gerichte, soweit wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte zu eigenen Marketing- oder Werbezwecken erfolgt nicht.

6. Hosting und Shop-Plattform Shopify

Unser Online-Shop wird über die Shop-Plattform Shopify betrieben.

Für Kunden innerhalb Europas wird die Plattform grundsätzlich von

Shopify International Ltd.
Victoria Buildings
2nd Floor
1–2 Haddington Road
Dublin 4
Irland

bereitgestellt.

Zur technischen Bereitstellung der Shop-Plattform können personenbezogene Daten außerdem durch die

Shopify Inc.
151 O'Connor Street
Ground Floor
Ottawa, Ontario K2P 2L8
Kanada

verarbeitet werden.

Shopify stellt die technische Infrastruktur unseres Online-Shops bereit. Hierzu gehören insbesondere:

Hosting des Online-Shops
Speicherung von Bestell- und Kundendaten
Bereitstellung des Kundenkontos
technische Sicherheit
Wartung und Fehleranalyse
Bereitstellung der Shopfunktionen

Shopify verarbeitet personenbezogene Daten je nach Verarbeitungsvorgang entweder als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO oder als eigenständig Verantwortlicher. Soweit Shopify personenbezogene Daten für eigene Zwecke verarbeitet, insbesondere zur Gewährleistung der Sicherheit, Betrugsprävention oder Verbesserung der Plattform, erfolgt dies in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Shopify finden Sie unter:

https://privacy.shopify.com/de

7. Versanddienstleister

Für den Versand unserer Waren nutzen wir die DHL Paket GmbH.

Zur Durchführung der Lieferung übermitteln wir ausschließlich die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten, insbesondere:

Name
Firmenname (soweit angegeben)
Lieferanschrift
Ansprechpartner
gegebenenfalls Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, sofern dies für die Zustellung erforderlich ist.

Die Übermittlung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Zustellung Ihrer Bestellung.

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

8. Zahlungsabwicklung

In unserem Online-Shop erfolgt die Zahlung ausschließlich

per Vorkasse oder
auf Rechnung.

Es werden keine externen Zahlungsdienstleister (z. B. PayPal, Stripe oder Klarna) eingesetzt.

Bankverbindungsdaten werden ausschließlich zur Durchführung der Zahlung verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben, soweit keine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht.

9. Internationale Datenübermittlungen

Im Rahmen der Nutzung der Shop-Plattform Shopify kann es erforderlich sein, personenbezogene Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums zu übermitteln.

Dabei kann eine Übermittlung personenbezogener Daten insbesondere an Unterauftragsverarbeiter von Shopify in den Vereinigten Staaten von Amerika erfolgen.

Soweit personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung.

Hierzu gehören insbesondere:

Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO,
Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 DSGVO oder
sonstige gesetzlich zulässige Übermittlungsmechanismen.

Weitere Informationen stellt Shopify in seiner Datenschutzerklärung zur Verfügung.

10. Cookies und ähnliche Technologien

Unser Online-Shop verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die beim Besuch unserer Website auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.

Wir unterscheiden zwischen technisch notwendigen Cookies und optionalen Cookies:

Technisch notwendige Cookies sind für den Betrieb unseres Shops erforderlich, z. B. für den Warenkorb, den Login-Status oder die Zahlungsabwicklung. Deren Verwendung erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG sowie unseres berechtigten Interesses am fehlerfreien Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.
Optionale Cookies (funktionale Cookies, Performance-/Analyse-Cookies sowie Targeting-Cookies) setzen wir nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie über unseren Cookie-Banner erteilen.

Eine detaillierte, laufend aktualisierte Übersicht aller von uns verwendeten Cookies mit Namen, Zweck, Speicherdauer und Anbieter finden Sie auf unserer separaten Cookie-Seite:

https://shop.optosys.eu/pages/cookie-details-1

Die auf unserer Website eingesetzten Cookies werden ausschließlich von unserem Shopsystem-Anbieter Shopify International Limited gesetzt. Die entsprechende Auftragsverarbeitung erfolgt auf Grundlage des mit Shopify geschlossenen Data Processing Addendum (Art. 28 DSGVO).

Sie können Ihre Einwilligung zu optionalen Cookies jederzeit über das Symbol unten Links im Bild mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder anpassen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

11. Links zu anderen Websites

Unser Online-Shop kann Links zu Websites Dritter enthalten.

Für die Inhalte sowie die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen auf diesen externen Websites sind ausschließlich deren jeweilige Betreiber verantwortlich.

Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzerklärungen der jeweiligen Anbieter zu beachten.

12. Daten von Kindern

Unser Online-Shop richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB und ist nicht für Kinder oder Verbraucher bestimmt.

Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern oder Minderjährigen.

Sollten wir Kenntnis davon erlangen, dass personenbezogene Daten von Minderjährigen verarbeitet wurden, werden diese unverzüglich gelöscht, sofern keine gesetzliche Verpflichtung zur weiteren Speicherung besteht.

13. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um Ihre personenbezogenen Daten gegen Verlust, Manipulation, unbefugten Zugriff sowie sonstige unberechtigte Verarbeitungen zu schützen.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Die Übertragung personenbezogener Daten zwischen Ihrem Browser und unserem Online-Shop erfolgt verschlüsselt mittels TLS-Technologie.

Trotz aller getroffenen Sicherheitsmaßnahmen kann ein vollständiger Schutz der Datenübertragung im Internet nicht garantiert werden.

14. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Insbesondere gelten folgende Speicherfristen:

Datenart	Speicherdauer
Bestellungen und Rechnungen	10 Jahre gemäß den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten
Handels- und Geschäftsbriefe	6 Jahre
Kundenkontodaten	Bis zur Löschung des Kundenkontos bzw. Beendigung der Geschäftsbeziehung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
Kontaktanfragen	Bis zum Abschluss der Bearbeitung und darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen
Server-Logdaten	In der Regel wenige Tage, soweit keine sicherheitsrelevanten Ereignisse eine längere Speicherung erforderlich machen*

* Die tatsächliche Speicherdauer der Server-Logdaten richtet sich nach den Vorgaben des Hosting-Anbieters Shopify.

Nach Ablauf der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden die betreffenden Daten gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden.

15. Rechte der betroffenen Personen

Als betroffene Person stehen Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) folgende Rechte zu:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere gesetzliche Gründe einer Löschung entgegenstehen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, sofern diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht.

Werden personenbezogene Daten zum Zwecke der Direktwerbung verarbeitet, besteht das Recht, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Da wir derzeit keine Direktwerbung mittels Newsletter oder E-Mail-Marketing betreiben, findet dieses Widerspruchsrecht insoweit derzeit keine Anwendung.

Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Automatisierte Entscheidungen

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet durch uns nicht statt.

16. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Zuständig ist insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes.

Für unser Unternehmen ist grundsätzlich der

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden

zuständig.

Unabhängig davon können Sie sich auch an jede andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde innerhalb der Europäischen Union wenden.

17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, sofern dies aufgrund geänderter gesetzlicher Vorgaben, technischer Entwicklungen oder Änderungen unserer Dienstleistungen erforderlich wird.

Die jeweils aktuelle Fassung der Datenschutzerklärung ist jederzeit auf unserer Website abrufbar.

Sofern gesetzlich erforderlich, informieren wir Sie in geeigneter Weise über wesentliche Änderungen.

18. Kontakt zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte

Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben oder eines Ihrer Rechte nach der Datenschutz-Grundverordnung ausüben möchten, können Sie sich jederzeit an uns wenden.

OptoSys GmbH
Robert-Bosch-Str. 7
64293 Darmstadt

Telefon: +49 (0)6151 44329

E-Mail: info@optosys.eu

Wir werden Ihre Anfrage entsprechend den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Fristen antworten.